CONCEPTO DE AUDITORIA
Auditoría es un término que puede hacer referencia a tres cosas diferentes pero conectadas entre sí: puede referirse al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la economía de una empresa, o a la oficina donde se realizan estas tareas (donde trabaja el auditor). La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad económica de una organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos criterios.
Por lo general, el término se refiere a la auditoría contable, que consiste en examinar las cuentas de una entidad.
Por ejemplo: “Esta tarde tendremos una auditoría ordenada por la municipalidad”, “La auditoría demostró que las pérdidas se producen por fallas en el proceso de producción”, “El gerente estima que la auditoría estará terminada en unas dos semanas”.
Puede decirse que la auditoría es un tipo de examen o evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología. Lo habitual es que el auditor no pertenezca a la entidad auditada. Existen grandes firmas dedicadas a las auditorías contables.
La persona encargada de realizar dicha evaluación recibe el nombre de auditor. Su trabajo implica analizar detenidamente las acciones de la empresa y los documentos donde las mismas han sido registradas y determinar si las medidas que se han tomado en los diferentes casos son adecuadas y han beneficiado a la compañía.
Una auditoría es una de las formas en las que se pueden aplicar los principios científicos de la contabilidad, donde la verificación de los bienes patrimoniales y la labor y beneficios alcanzados por la empresa son primordiales, pero no son lo único importante. La auditoría intenta también brindar pautas que ayuden a los miembros de una empresa a desarrollar adecuadamente sus actividades, evaluándolos, recomendándoles determinadas cosas y revisando detenidamente la labor que cada uno cumple dentro de la organización.
En una empresa, la evaluación en lo que respecta al desempeño organizacional de toda la entidad es fundamental para poder discernir si se han alcanzado los objetivos que se deseaban. Dicha labor es la correspondiente a las auditorías.
Una auditoría interna, por su parte, se trata de un análisis detallado del sistema de información de la empresa, para el mismo se utilizan una serie de técnicas y métodos específicos. Los informes los realiza un profesional que tiene vínculos laborales con la compañía y los mismos circulan de forma interna sin tener validez legal fuera de la compañía.
Cuando los balances de las compañías son muy negativos, los auditores suelen recomendar a las empresas que utilicen ciertas estrategias para reflotar económicamente. Por ejemplo, recomiendan que se anuncie un nuevo producto que todavía no esperaba lanzarse, a fin de cautivar la atención de los inversores y público en general y conseguir recuperar el dinero perdido. Las auditorías sirven fundamentalmente para que las compañías analicen sus existencias y reciban una guía para mantenerse activas y mejorar su posicionamiento en el mercado.
Entre otros tipos de auditorías más allá de las contables, puede mencionarse a la auditoría energética (que inspecciona el uso de energía por parte de un sistema o una construcción), la auditoría medioambiental (centrada en cómo una entidad incide sobre el medio ambiente), la auditoría social (que controla la actividad de una firma en cuanto a su responsabilidad social) y la auditoría informática (un procedimiento que estudia si un sistema informático logra conservar la integridad de sus datos y el uso eficiente de los recursos).
Por último, cabe destacar que, en Argentina, la Auditoría General de la Nación es el organismo que se encarga de brindar apoyo técnico al Congreso para controlar el estado de las diferentes cuentas públicas.
Clases de auditoría
Auditoria Social. Consiste en evaluar las consecuencias sociales de las actividades de las empresas, para evaluar los costos a la sociedad o la aportación a la misma.
Auditoría por Ciclos. Consiste en aplicar técnicas y procedimientos de auditoria a las cifras en los estados financieros de una entidad, preparando en ciclos lógicos las transacciones que han sido aceptadas por los sistemas de registro contable.
Auditoría Preliminar. Es la auditoría que se efectúa dentro del año normal de operaciones cada tres o cuatro meses, con el fin de adelantar el trabajo de la auditoría final. Se pueden hacer oportunamente y sus resultados estarán disponibles para la auditoría final.
Auditoría Final. Es la auditoría en la que se conectan los saldos de la auditoría preliminar y los del cierre del ejercicio, verificando aquellas partidas que hayan tenido variaciones importantes durante el período.
Auditorías Especiales. Esta auditoría incluye exámenes de cuentas especiales, juzgadas independientemente de las otras que integran los estados financieros de un negocio. Ejemplo: auditoría de caja, examen de costos de manufactura, razonabilidad de los saldos por cobrar, etc.
Auditoría Forense. Es el examen efectuado por el auditor independiente para determinar las causas jurídico-contables que provocan la extinción de una persona jurídica.
Auditoría del Ciclo de Tesorería. Debido a las funciones que el ciclo de tesorería realiza dentro de una entidad, las cuales incluyen el manejo de fondos, emisión de obligaciones y capital, es indispensable realizar una evaluación que incluya los siguientes términos.
Procedimientos de Auditoría. Entre los procedimientos mínimos que se pueden evaluar en el ciclo de tesorería se pueden mencionar los siguientes:
a. Caja. Realizar los arqueos de caja chica y cruzar referencia a la cédula sumaria. En caso de existir diferencia entre el arqueo y la cifra contabilizada, analizarla y aclararla.
b. Bancos. Obtener detalle del saldo contable por bancos, preparar el control de circulación a través de conciliaciones bancarias.
c. Préstamos. Obtener copias de las escrituras de los préstamos para establecer en qué banco se realizó el préstamo, el monto, número de préstamo, fecha de otorgamiento, plazo, garantía, tasa de interés a pagar y fecha de vencimiento. Así como otros datos de interés para el desarrollo de la auditoría.
d. Utilidades Retenidas. Evaluar el Estado de Utilidades Retenidas para tener la certeza del rendimiento de las operaciones financieras que se realizan en la empresa y el porcentaje de participación de cada socio.
e. Reserva Legal. Corroborar que la reserva legal esté determinada de conformidad con los porcentajes que establece la ley sobre la utilidad del período.
f. Gastos y Productos Financieros. Solicitar el desglose de los gastos y productos para evaluarlos si determinan con exactitud la utilidad del período.
PROPOSITO Y ALCANDE DE AUDITORIA
Definición de objetivos.
En la preparación de una auditoría es necesario definir muy detalladamente los objetivos de la misma y es necesario que coincidan básicamente con la cultura y la filosofía de la empresa.
Existe un amplio rango de objetivos potencialmente cubiertos por una auditoría ambiental. El objetivo común en todos los casos es identificar y documentar el comportamiento ambiental de la empresa o actividad auditada.
En la definición del Objetivo de la auditoría se enuncia lo que se desea lograr como resultado de la auditoría y está orientado principalmente a determinaren qué medida se está cumpliendo la gestión y logrando las metas ambientales de la entidad, así como detectarlos impactos ambientales.
En concordancia con los objetivos de la auditoría, se deben definir los niveles de profundidad y detalle, los límites en términos espaciales, temporales y funcionales.
A continuación se describe como ejemplo de redacción unos objetivos cuando se requiere obtener información acerca de la posición ambiental de la empresa o identificar medidas para un mejoramiento continuo del desempeño ambiental:
- Verificar el cumplimiento con las normas ambientales vigentes, incluyendo los aspectos de radicación industrial y las normas sobre seguridad y salud en el trabajo.
- Verificar el cumplimiento de los objetivos y programas establecidos por la empresa en materias de medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
- Identificar opciones de mejoramiento en el desempeño ambiental, incluyendo la seguridad y salud en el trabajo.
Alcance de la auditoría.
Generalmente, la definición del alcance de la auditoría es un proceso iterativo, dejando espacio para ajustes posteriores en la medida que se gana mayor experiencia respecto a la realidad de la empresa. Se recomienda comenzar por lo más conocido, simple y de menor tamaño, reduciendo a un mínimo el número de áreas funcionales, unidades y procesos a auditar y el número de parámetros a evaluar. Esto es importante ya que toda empresa posee una amplia variedad de operaciones y unidades:
- Selección y adquisición de materias primas, insumos y energía.
- Almacenamiento y manejo de materiales.
- Procesos de transformación, ensamblaje y embalaje.
- Almacenamiento y manejo de residuos.
- Tratamiento y disposición de residuos de producción.
- Almacenamiento, transporte y distribución de productos y residuos.
- Laboratorios de control de calidad e investigación.
Una auditoría puede estar enfocada a una o más de estas actividades.
En el Alcance se define las entidades, áreas, actividades, componentes, programas o proyectos a ser revisados en la fase de ejecución.
Se debe definir las áreas o componentes a auditar relacionadas con los objetivos de la auditoría, identificando las actividades, programas, proyectos, procesos, entre otros, que generan implicaciones ambientales. Se identifican los impactos ambientales significativos y se determina la muestra preliminar para el programa de inspección y pruebas de campo, dependiendo de las particularidades de las entidades y en función de los factores de selección tales como: actividades o servicios cuyos efluentes o emisiones generan contaminación en el ambiente, niveles importantes de producción e importancia económica, población de riesgo, que se encuentren ubicados cerca de fuentes de agua, de zonas agrícolas o ganaderas, que hayan sido sancionados por infracciones ambientales, entre otros.
Criterios de la auditoría.
En la definición de los Criterios de auditoría a utilizar se describen las normas, acuerdos, convenios y compromisos que serán utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus objetivos y metas ambientales, la efectividad del control o protección del medio ambiente y el desempeño ambiental de la entidad y comprende principalmente los convenios y acuerdos internacionales, normativa ambiental, nacional, sectorial, límites permisibles nacionales e internacionales (si los hubiera), normativa interna de la entidad y compromisos ambientales asumidos, así como los criterios sobre controles gerenciales. También se incluye: políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc., que se constituyen en referentes o patrón, contra los cuales el auditor compara la evidencia de la auditoría reunida acerca de la materia objeto de la auditoría.
Los requisitos pueden incluir, entre otros aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas prácticas, requisitos organizacionales, específicos y requisitos legislativos o reglamentarios, la legislación ambiental aplicable a la organización auditada, las normas técnicas internas, las especificaciones contractuales, los requerimientos de las autoridades.
NIA 200
De acuerdo con la NIA 200, el objetivo de una auditoría de estados financieros es: obtener una certeza razonable de que los estados financieros en su conjunto, con un alto nivel de seguridad y suficiente evidencia para reducir el riesgo de auditoria, están libres de errores materiales, ya sea por fraude o error, que le permita al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, en todos sus aspectos significativos, de acuerdo con un marco de información financiera aplicable, y emitir un informe sobre los estados financieros y comunicar las conclusiones de auditoría.Esta norma de auditoria expone las responsabilidades del auditor independiente al momento de llevar a cabo una auditoria de estados financieros basándose en las normas internacionales. Expone los objetivos generales del auditor independiente y explica la naturaleza y el alcance de la auditoria diseñada para cumplir dichos objetivos. Asimismo se presentan los requisitos estableciendo las responsabilidades generales del auditor independiente para cumplir con la norma.
Las normas internacionales de auditoria requieren que el auditor:
- Ejerza su juicio profesional y mantenga un escepticismo profesional durante la planeación y desarrollo de la auditoria, para reducir el riesgo de pasar por alto circunstancias inusuales o sobre generalizar. El auditor desarrolla la auditoria basándose en la confiabilidad de la información, en caso de que exista duda sobre dicha confiabilidad o existan indicios de posible fraude, el auditor debe hacer una investigación adicional y determinar que modificaciones a los procesos de auditoria son necesarias.
- Identifique y evalúe riesgos de representación errónea de importancia relativa, ya sea debido a fraude o error, basándose en el entendimiento de la entidad, su entorno y control interno.
- Obtenga suficiente evidencia apropiada de auditoria sobre si las representaciones erróneas de importancia relativa existen, a través del diseño e implementación de respuestas apropiadas a riesgos evaluados.
- Establezca una opinión sobre los estados financieros basándose en conclusiones obtenidas de la evidencia de la auditoria.
- Dictamine sobre los estados financieros y comunique de acuerdo con los resultados obtenidos.
En caso de que no se pueda obtener seguridad razonable y el dictamen de la auditoria sea insuficiente para fines de información a los presuntos usuarios de los estados financieros, se requiere que el auditor se abstenga de opinión o se retire del trabajo, cuando sea posible bajo las leyes o regulaciones aplicables. Otras responsabilidades del auditor pueden ser establecidas por las normas internacionales de auditoria o leyes o regulaciones aplicables.
Es importante mencionar que los objetivos de la auditoría son los mismos independientemente del tamaño y complejidad de la entidad, la diferencia es la planificación y ejecución de la auditoria de acuerdo a la entidad y sus necesidades.
Requisitos:
El auditor debe cumplir con los requisitos establecidos por las normas internacionales de auditoria relevantes al momento de planear y desempeñar una auditoria, estos requisitos soportan cada objetivo del auditor.
A continuación se presentan los requisitos:
- Requisitos éticos relacionados a una auditoria de estados financieros: El auditor está sujeto a requisitos éticos relevantes y pertinentes a independencia, relacionados a auditorias de estados financieros. Estos requisitos están comprendidos en el Código de Ética para contadores profesionales, incluyendo los relacionados a la independencia del auditor para salvaguardar su capacidad al momento de establecer su opinión sin influencias, permitiéndole ser objetivo y actuar con integridad, manteniendo una actitud de escepticismo profesional.
- Escepticismo profesional: Para obtener una seguridad razonable, el auditor debe mantener una actitud de escepticismo profesional durante toda la auditoria, teniendo una posición crítica y evaluativa sobre la evidencia de la auditoria, para identificar su validez y estar alerta a evidencia que pueda contradecir la veracidad de los documentos o representaciones de la administración. Esta actitud le permite al auditor reducir el riesgo de pasar por alto circunstancias sospechosas o condiciones que puedan indicar posible fraude.
- Juicio profesional: El auditor debe aplicar los conocimientos técnicos y experiencia relevantes para seleccionar posibles cursos de acción dentro de la auditoria, para ejercer correctamente su profesión y realizar de una manera apropiada la auditoria. Los entrenamientos, conocimientos y experiencia del auditor le permiten desarrollan competencias necesaria para lograr juicios razonables. El juicio profesional es indispensable al momento de evaluar la evidencia de auditoria, determinar la importancia relativa y riesgos de auditoria, y dictaminar sobre los estados financieros.
- Suficiente evidencia apropiada de auditoria y riesgo de auditoria: Una parte importante del trabajo del auditor es obtener y evaluar evidencia de auditoria, lo que le permite soportar su opinión y dictamen de la auditoria. El auditor puede obtener estas evidencias de diferentes fuentes, como auditorias previas, procedimientos de control de calidad, registros contables, e incluso la falta de información se convierte en evidencia, cuando por ejemplo la administración se niega a proporcionar documentos o información requerida.
- El auditor debe tener una base para la identificación y valoración de riesgos de representación errónea de importancia relativa.
- Conducción de una auditoria de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoria para alcanzar los objetivos propuestos, y cumplir con los requisitos tanto de las normas internacionales, como los legales o de regulación vigentes.
a) Administración del proyecto
La firma de auditoría o el auditor independiente, se deben asegurar que:
- Se haya obtenido la aceptación del cliente.
- Se hayan revisado los aspectos de control de calidad para el trabajo incluyendo la revisión de la competencia del equipo para llevar a cabo la asignación y control del cumplimiento de los requisitos éticos, incluyendo la revisión de los requisitos de independencia.
b) Planeación de la auditoría
En la planeación de la auditoría, todos nuestros esfuerzos deben ir encaminados a:
- Detectar riesgos significativos del negocio y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones).
- Determinar las transacciones significativas que se registran en los estados financieros (rutinarias y no rutinarias)
- Detectar riesgos de fraude y sus implicaciones en los estados financieros (provisiones en los estados financieros y/o revelaciones)
c) Entendimiento de los procesos
En este paso entendemos como la información contable es procesada en cada uno los principales ciclos (Ventas, Compras, Nómina, etc), identificamos los riesgos que amenazan la razonabilidad de la información contable y los controles que mitigan los riesgos. Finalmente, evaluamos el diseño y la efectividad de estos controles. Adicionalmente, identificamos los controles con los cuales la compañía mitiga los riesgos de negocio y de fraude (identificados en la planeación) para evaluar el diseño y la efectividad de estos controles.
d) Pruebas sustantivas
Normalmente las pruebas sustantivas la aplicamos en dos fases, la primera en un precierre que lo mejor es que sea en una fecha cercana al cierre (septiembre, octubre o noviembre) y el cierre a 31 de diciembre. El alcance de los procedimientos sustantivos está definido por el resultado de las pruebas a los controles. A mayor confianza menor será su alcance.
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