AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Efectivo en caja y bancos
Concepto y contenido
Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente, de los que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).
Los movimientos más importantes  de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que se dispone y se presenta en el balance general al principio del activo circulante.
La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros" (Boletín C-1, párrafo 4). Cabe advertir que en una empresa sin operaciones internacionales, normalmente  estos valores carecen de importancia.
Normas de Información Financiera
Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos.
Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional), misma en que se formulan los estados financieros, éstos deberán quedar valuados a su valor nominal, mientras que tratándose de los saldos en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo de cambio de mercado, en vigor a la fecha de los estados financieros.

Objetivos

1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la cuenta.
2. Disponibilidad.  Cerciorarse de que no existen restricciones  que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etcétera).
3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas sean valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre.

Control interno

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento  debe vigilarse, son:
a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes.
b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.
c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.
d) Firmas mancomunadas.  En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos).
e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración  o la Dirección.
f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que al excederse requiera autorización superior.
g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más tardar, al día siguiente.
h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente,  cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes;  las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente.
Estos trabajos deben hacerse, por supuesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.
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Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea arqueándolos  al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes  queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el ajuste de auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello que sea realmente efectivo.







AUDITORIA  DE  CUENTAS  POR  COBRAR

Estudio y evaluación del control interno

El auditor deberá identificar, verificar y entender los controles implementados por la administración de la empresa para el manejo de los ingresos y cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la Contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podrá revisar los siguientes controles:

• Adecuada segregación de funciones en los pedidos, crédito, embarques, facturación, cobranza, devolución y registro de transacciones.
• Conciliación periódica de auxiliares contra mayor.
• Custodia física de documentos de cuentas por cobrar.
• Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar.
• Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.

Determinación de la importancia relativa y riesgo de auditoría

El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como:

• Límites de crédito no sujetos a autorización.
• Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor.
• Transacciones no procesadas.
• Frecuentes diferencias entre cantidades pedidas y embarcadas.
• Incremento en cantidad y monto de notas de crédito.
• Incremento considerable en clientes nuevos.

Planeación

El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente:

• Políticas de comercialización de productos.
• Políticas de precios y descuentos.
• Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables.
• Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones.
• Procedimientos de facturación y embarques.

Revisión analítica

El auditor será capaz de determinar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa. Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar:

• Cambios significativos.
• Transacciones no usuales.
• Venta a clientes inesperados.

Algunos procedimientos analíticos son:

• Comparar las cifras actuales contra periodos anteriores.
• Aplicación de razones financieras, por ejemplo, la determinación de días cartera.
• Comparar cifras actuales contra presupuestos.
• Análisis de variaciones.

Pruebas de cumplimiento

Son más recomendables en las auditorías preliminares; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno establecido por la administración de la empresa. Algunas de las pruebas que el auditor puede aplicar son:

• Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados.
• Verificación de documentación soporte referente a pedidos, salidas de almacén.
• Verificación de evidencia documental de la recepción del producto por parte del cliente.
• Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las facturas.
• Evidencia documental y autorizaciones correspondientes en devoluciones de productos.

Pruebas de sustantivas

Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. Algunos de los procedimientos que podrá aplicar el auditor son:

• Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente.
• Verificación de cobros posteriores.
• Revisión de documentación referente a la recepción de productos por parte del cliente.
• Realización de corte de formas.
• Arqueo de documentos de la cartera de clientes.

Es recomendable que el auditor se cerciore de contar con las declaraciones de la administración por escrito, donde se indiquen los aspectos más relevantes de las cuentas por cobrar, y de que la presentación y revelación en los estados financieros sea adecuada

 

la empresa, tales como cuentas corrientes del personal odeudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudoresvarios incobrables debe ser rebajada para su presentación en elbalance.c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas,descontados los intereses no devengados que provengan o no derelaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excedede un año a contar de la fecha de los estados financieros.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR:

•

Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y sitienen origen en operaciones de ventas.

•

Comprobar si los valores registrados son realizables enforma efectiva (cobrables en pesos).

•

Comprobar si estos valores corresponden a transacciones ysi no existen devoluciones descuentos o cualquier otroelemento que deba considerarse.

•

Comprobar si hay una valuación permanente –respecto deintereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrarpara efectos del balance.

•

Verificar la existencia de deudores incobrables y su métodode cálculo contable.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS PORCOBRAR:

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación deinformación de crédito de los solicitantes para determinar siestos están a la altura de los estándares de crédito de laempresa.1)Verificar la existencia y aplicación de una política para elmanejo de las cuentas por cobrar.2)Determinar la eficiencia de la política para el manejo de lascuentas por cobrar.

 

 

3)Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar seencuentren en orden y de acuerdo a las disposicioneslegales.4)Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar seregistran adecuadamente.5)Revisar que exista un completo sistema de control de lascuentas por cobrar, actualizado y adecuado a lascondiciones de la empresa.6)Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrarsean correctamente autorizadas por quien corresponda.7)Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamenterespaldadas.8)Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y quelas medidas de seguridad se apliquen correctamente(ejemplo: aseguradora de cheques)9)Verificar la existencia de un manual de funciones delpersonal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Aligual que el conocimiento y cumplimiento de éste por partede los clientes y deudores.10)Controlar el efectivo recibido de proveedores.11)Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contracuentas a cobrar.

12)

Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas porvolúmenes de compras, etc).13)Mantener cheques anulados con orden de no pago,devueltos y emitidos de nuevo.Procedimientos:

1.

Verificar físicamente junto con la persona responsable delas cuentas por cobrar los documentos que respalden losdocumentos por cobrar.2.Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques,letras y documentos por cobrar e investigar cualquierirregularidad.3.Comprobar físicamente la existencia de títulos enempresas relacionadas.4.Comparar el resultado de la comprobación física con elmayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.